FEB UNS Sosialisasikan Peraturan Pegawai, Peningkatan Layanan dan Kearsipan: Pengelolaan Arsip Tidak Hanya Menjadi Tanggung Jawab Arsiparis

Arsip sebenarnya melekat di kehidupan kita, dari lahir hingga meninggal dunia, mulai dari akte kelahiran, surat kelulusan pendidikan, surat keputusan pengangkatan pegawai, surat nikah, kartu keluarga, rekam medis hingga surat kematian. Arsip tidak sebatas merekam kegiatan individu tetapi juga merekam aktifitas kelompok, masyarakat, lembaga bahkan negara.

Arsip  tidak hanya berupa lembaran kertas, tetapi bisa juga dalam bentuk lain yaitu dokumen arsitektural, foto, film dan, rekaman suara. Dalam perkembangannya, arsip juga meliputi arsip elektronik yaitu arsip yang dibuat dan diterima serta disimpan dalam format elektronik.

Keberadaan sebuah organisasi, perusahaan dan negara juga tidak lepas dari arsip. Bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan, arsip merupakan landasan dalam menjalankan operasional kerja. Bagi sebuah negara arsip merekam peristiwa dan peradaban suatu bangsa.

Tayangan video Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) perihal kearsipan awali kegiatan FEB UNS dalam Peningkatan Layanan dan Kearsipan, 23/12/2017 di D’Wangsa Lorin Hotel Surakarta.

Kegiatan yang diikuti oleh 90 orang tenaga kependidikan FEB dan pengelola arsip fakultas di lingkungan UNS bertujuan untuk meningkatkan kualitas disiplin serta memberikan pemahaman pegawai tentang tata naskah dinas dan pengelolaan arsip.

Sebelum sosialisasi arsip dinamis oleh Nike Sri Sunarni, S.Mn, arsiparis FEB UNS, disampaikan Sosialisasi Peraturan pegawai dan Tata Naskah serta Pemaparan Lingkup Kerja Sub Bagian oleh Kepala Bagian Tata usaha dan Kepala Sub Bagian administrasi Umum dan Keuangan, Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni serta Perencanaan dan Informasi.

Dr. Hunik Sri Runing Sawitri, M.Si, Dekan FEB UNS dalam sambutannya berharap tenaga pendidikan mampu melakukan pengelolaan arsip yang baik, karena selain bermanfaat bagi kemudahan bekerja masing-masing staf, juga memberikan manfaat lebih kepada pihak lain yang membutuhkan.

“Produk kita adalah layanan sehingga kita harus mampu memberikan layanan yang prima dalam hal apapun termasuk dalam penelusuran kembali berkas atau dokumen yang diperlukan sewaktu-waktu. Hal ini sesuai dengan salah satu dari Budaya Kerja UNS ACTIVE, yaitu customer satisfaction” jelas Hunik.

Nike Sri Sunarni, S.Mn dalam paparannya menjelaskan dengan pengelolaan arsip yang baik akan mempermudah cara bekerja kita, memberikan kenyamanan diri sendiri dan juga pihak yang dilayani.

“Pengelolaan arsip aktif, yaitu dokumen yang masih sering difungsikan kembali menjadi tugas dan tanggung jawab staf di unit kerjanya masing-masing. Ketika berkas atau dokumen itu sudah inaktif dalam arti pemanfaatannya sudah sangat jarang, maka sudah bisa diserahkan kepada pengelola arsip” papar Nike yang di tahun 2017 menjadi Finalis 10 Besar Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional.

Nike yang memiliki standar penelusuran arsip hanya 4 menit mengistilahkan arsip sebagai seni menyimpan, arsip bisa dikelola sesuai dengan inovasi dari para pegawai, yang penting bisa dipertanggungjawabkan cara menyimpanannya, penelusuran kembali lebih cepat, tepat dan akurat.